Las 10 Mejores Prácticas de DAM: Organizando el Caos

Implementar un sistema DAM puede mejorar la organización de los procesos empresariales, pero la elección incorrecta del software puede resultar costosa y crear una experiencia insatisfactoria para el cliente.

Los beneficios potenciales de un DAM son evidentes. Llevarlos a la práctica es otra cuestión.

La ciencia de La Gestión de Activos Digitales (DAM) surgió en los años 90 como respuesta al creciente volumen de imágenes y otros archivos multimedia generados por cámaras digitales, escáneres y computadoras personales. El DAM se convirtió en la solución lógica para organizar, identificar y almacenar estos grandes conjuntos de datos generalmente no estructurados, que se acumulaban en discos duros locales y servidores. Potencialmente, permitía restaurar el orden y ayudar a las empresas a usar activos digitales de manera eficiente.

Aunque los beneficios potenciales de un DAM fueron evidentes desde el principio, realizar esos beneficios era un desafío distinto. Grandes minoristas y otras empresas complejas deben gestionar millones de activos digitales de diversas fuentes, coordinando su uso con sistemas como la Gestión de Información de Productos (PIM) y otros sistemas de datos. Es crucial que su sistema DAM esté optimizado para sus principales objetivos comerciales.

Estrategias Sostenibles del DAM

La misión de los minoristas es comercializar y vender productos eficazmente, utilizando datos de DAM y PIM para comunicarse a gran escala con los compradores. Dada la cantidad de productos y activos digitales, y los numerosos canales de marketing para llenar con promociones, los directores de marketing deben planificar con miras a la salud a largo plazo de su negocio. A continuación, presentamos las diez mejores prácticas esenciales de DAM que deben seguir tanto ellos como sus gestores de productos y diseño:

1.   Definir objetivos alineados con los objetivos comerciales.

Para los minoristas, una sólida estrategia de DAM debe incluir campañas publicitarias y de marketing efectivas y medibles. Esto implica utilizar siempre el activo digital adecuado para cada producto y en cada canal de marketing, desde catálogos impresos hasta aplicaciones de compra y sitios web de comercio electrónico. La implementación de DAM debe ir acompañada de flujos de trabajo de marketing eficientes y medibles, como los proporcionados por LAGO de Comosoft.

2.   Auditar los activos existentes.

El objetivo de la implementación de un DAM es apoyar un marketing eficiente y medible.

Auditar los activos existentes. La información en el típico sistema DAM de un minorista puede sufrir problemas con el tiempo. Identificar nuevas versiones de imágenes puede ser complicado. La entrada de datos puede variar entre departamentos o fabricantes. Los activos de color para producción impresa pueden confundirse con los digitales. Estos errores pueden infiltrarse en el DAM, por lo que una auditoría sistemática puede identificarlos y facilitar un enfoque más sostenible del DAM.

3.   Establecer estándares de nombres y metadatos.

Un DAM consistente y efectivo requiere un estándar único de nombres y metadatos.

Los sistemas DAM de los minoristas manejan datos de cientos de fabricantes y distribuidores, cada uno con sus propios enfoques de metadatos. Aunque muchos utilizan nombres de campos de datos similares, las diferencias pueden causar caos al importar datos asignados a números SKU. Un estándar único de nombres y metadatos es esencial para la consistencia y efectividad del DAM. Además, es crucial establecer un sistema para automatizar futuros procesos de importación.

4. Centralizar los datos del producto.

Los sistemas DAM de los minoristas a menudo involucran múltiples repositorios de datos, junto con información relacionada almacenada en PIM y otros sistemas. Los datos dispersos pueden fragmentarse y duplicarse rápidamente. Para lograr una “fuente única de verdad”, los datos de DAM y PIM deben consolidarse, ya sea en instalaciones locales o en la nube. Comosoft ofrece servicios personalizados de integración de sistemas para usuarios de LAGO, lo cual puede ser abrumador.

5.   Identificar partes interesadas y roles.

Cada persona accede al sistema DAM por diferentes razones y con diferentes niveles de responsabilidad.

Un sistema DAM complejo se utiliza en múltiples departamentos o grupos dentro de una organización. Cada persona accede al sistema por distintos motivos y con diversos niveles de responsabilidad. Por ejemplo, un diseñador gráfico necesita encontrar activos rápidamente, pero solo debería poder modificar datos con el permiso de alguien que los autorice. Del mismo modo, una vez autorizada una persona para efectuar cambios, estos no deberían interferir con otras tareas en curso. Por lo tanto, es fundamental identificar a todas las partes interesadas desde el principio, junto con sus roles y los permisos de acceso necesarios mientras utilizan el sistema.

6.   Identificar otras integraciones con DAM

Los sistemas DAM rara vez existen solos, especialmente en el caso de minoristas y fabricantes que manejan múltiples productos. Otros repositorios de datos, como PIM, marketing, CRM, precios e inventario, suelen estar en juego. Cada fuente representa una oportunidad para conectar datos de productos y clientes de manera significativa, optimizando el negocio minorista. La inteligencia artificial ha abierto nuevas posibilidades de integración con historiales de compras de clientes, como se documenta en un caso de estudio reciente.

7.   Establecer flujos de trabajo viables.

Los flujos de trabajo relacionados con un DAM deben ser rápidos, eficientes y efectivamente medibles.

Las campañas exitosas de marketing minorista dependen de flujos de trabajo DAM rápidos, eficientes y medibles. LAGO de Comosoft ofrece estas capacidades, vinculando un DAM, un PIM y otras fuentes de datos a flujos de trabajo de planificación y producción para producciones en impresión y digital.

8.   Planificar la gestión de versiones de activos.

Durante la producción, las versiones antiguas de activos deberían ser reemplazadas por versiones actualizadas automáticamente.

Los sistemas DAM pueden albergar múltiples versiones de fotos o videos de productos bajo el mismo identificador SKU. Las versiones duplicadas de otros activos también son comunes. Una estrategia efectiva de DAM garantiza la identificación clara de estos activos, mediante etiquetado y señalización visual. Idealmente, en un entorno de flujo de trabajo integrado, las versiones originales de los activos deben actualizarse automáticamente por las nuevas tan pronto estas se reemplacen.

9. Instituir formación organizativa.

Incluso el sistema DAM más automatizado requiere usuarios capacitados en todos los niveles. Desde directores de publicidad y marketing hasta gerentes de productos y diseñadores de producción, todos deben comprender plenamente las capacidades del sistema DAM y cómo aprovecharlas de manera práctica.

10.                Planificar el mantenimiento futuro.

Con el tiempo, los datos en un sistema DAM, PIM u otro, crecerán y cambiarán, al igual que la tecnología que interactúa con estos datos. Es crucial planificar auditorías periódicas de datos, metadatos, el propio DAM y los flujos de trabajo asociados. A medida que avanza la inteligencia artificial, el futuro puede traer promesas y desafíos por igual.

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