Las 7 prácticas más importantes para gestionar tus activos digitales

¿Está realmente siendo efectiva tu forma actual de manejar los activos digitales de tu marca para alcanzar tus objetivos?

Según numerosos informes, puede resultar complicado para los equipos encontrar lo que necesitan de manera rápida y eficiente, incluso desde dentro de su propia organización. De hecho, el 26 por ciento de los trabajadores entre 35 y 44 años dedican hasta 5 horas al día buscando los datos, activos o información que necesitan para desempeñar sus funciones.

Incluso con un sistema intuitivo de gestión de activos digitales (DAM), encontrar los activos necesarios puede resultar desafiante sin la aplicación de prácticas inteligentes. Sin embargo, en muchos casos, esto puede marcar una gran diferencia en el trabajo que se produce y en las personas que forman parte de tu equipo. El 43 por ciento de los trabajadores encuestados compartió que considerarían cambiar de empleo si trabajaran para una marca que no ofreciera una forma simple y eficiente de acceder a la información necesaria para realizar su trabajo correctamente. Esta estadística probablemente aumentará a medida que las generaciones más jóvenes se conviertan en la mayoría de la fuerza laboral.

• El 51 por ciento de los trabajadores entre 18 y 34 años considerarían dejar su puesto si su empresa dificultara encontrar la información que necesitan
• El 57 por ciento de los trabajadores entre 35 y 44 años considerarían dejar su puesto por la misma razón.

Tu sistema de gestión de activos digitales es una entidad en constante evolución. Sin embargo, tú y tu equipo pueden tomar el control de tu sistema DAM implementando estas prácticas inteligentes para asegurar que tus datos sean fácilmente encontrables, accesibles y utilizables.

1. Realiza Revisiones Periódicas

¿Se están adhiriendo todos los miembros de tu equipo a las convenciones de nomenclatura establecidas por tu marca? ¿Están cumpliendo con los estándares de metadatos? De lo contrario, es posible que tengas dificultades para ubicar los activos que necesitas dentro de tu sistema DAM. Las convenciones de nomenclatura son un método significativo para evitar invertir horas buscando los activos digitales adecuados o investigando su uso previo.

Un sistema DAM eficaz puede facilitar este proceso, extrayendo información crucial como:

• Palabras clave
• Metadatos
• Nombres de archivo

Además, es importante recordar que cuando se trata de optimización para motores de búsqueda (SEO), los nombres de archivos y los metadatos de tus activos digitales son fundamentales para mejorar la relevancia de la búsqueda. Además, cuando un sistema DAM está integrado con tu sistema de gestión de información de productos (PIM), puede compartir estos datos, integrándolos en tu clasificación SEO. Por eso es crucial garantizar que tu equipo mantenga estos estándares.

2. Verifica la Ubicación Correcta de tus Activos

¿Están siendo direccionados tus activos hacia los lugares apropiados dentro de tu sistema DAM? Si no es así, puede resultar demasiado sencillo que los activos en los que tu empresa confía desaparezcan.

La manera en que se gestionan tus activos es crucial no solo para la continuidad, frescura y eficiencia de tu marca, sino también para garantizar su seguridad. Podrías estar equivocado si asumes que tus activos están almacenados donde deberían estar. Aquí te presento algunas estadísticas sorprendentes que deberían motivarte a realizar una auditoría de tu sistema DAM y determinar si los activos de tu marca están almacenados en los lugares adecuados:

• El 71 por ciento de los especialistas en marketing compartieron que sus activos estaban almacenados en correos electrónicos.
• El 68 por ciento compartió que sus activos estaban almacenados en unidades USB.
• El 55 por ciento compartió que almacenaban los activos de la marca en una unidad pública.

3. Eliminar o Archivar Versiones Antiguas de tus Activos Digitales

Incluso peor, el noventa por ciento de los profesionales del marketing admitieron haber perdido activos confidenciales en el último año calendario. Tu solución DAM puede ser clave para trabajar de manera más inteligente y segura.

Por lo tanto, es fundamental catalogar correctamente o eliminar las versiones antiguas de tus activos digitales de tu sistema DAM para evitar que se utilicen accidentalmente en tu próxima campaña.

Tu sistema DAM puede asegurar que todos los miembros de tu equipo cuenten con la versión más actualizada de tus activos digitales, siempre que se cataloguen las versiones antiguas. Esta es la forma de mantener a todos en tu equipo trabajando en la misma dirección y compartir una producción coherente y una marca sólida con tu audiencia objetivo.

4. Revisa los Permisos

Una de las acciones más críticas que puedes llevar a cabo con un sistema DAM es gestionar quién tiene acceso a tus activos, incluso hasta los activos específicos a los que pueden acceder. No obstante, una configuración incorrecta podría permitir que todos en tu equipo, así como todos los socios externos, accedan a más de lo necesario.

Esto genera un problema de seguridad y podría ser otra forma en que los equipos internos o los socios externos terminan utilizando activos obsoletos. Deberías revisar regularmente tus permisos para garantizar que tus equipos puedan acceder a los activos necesarios para realizar su trabajo correctamente y que no tengan acceso a activos que ya no son relevantes o que estén fuera de su ámbito de responsabilidad. En general, la guía de la industria es otorgar a cada usuario el nivel mínimo de acceso necesario para desempeñar su trabajo y proteger la coherencia de la marca y la seguridad de los datos según factores como el departamento, la región geográfica o la línea de productos.

Los roles típicos pueden ser:

• Administradores que tienen acceso completo a los activos y funciones del sistema DAM.
• Gestores de DAM que pueden controlar tu taxonomía DAM y los activos, así como todos los metadatos asociados.
• Creativos, encargados del diseño y la edición de activos, y capaces de cargarlos en el DAM.
• Consumidores, quienes buscan activos en el DAM y los utilizan para generar contenido de marca.
• Espectadores, que pueden ver activos pero no descargarlos, como proveedores externos que requieren aprobación para utilizar un activo.

5. Educa a tu Equipo

Las marcas generalmente logran un excelente trabajo al capacitar a su equipo sobre el acceso digital al implementar un nuevo sistema DAM, lo que les permite comprender la funcionalidad y los flujos de trabajo. Sin embargo, esta capacitación no debería detenerse una vez que el DAM se ha implementado oficialmente.

Además de planificar la educación de los nuevos usuarios como parte de su integración y de los miembros existentes del equipo que asuman nuevas responsabilidades en la empresa, es importante brindar capacitación cada vez que se actualice o mejore el sistema o la taxonomía.

Esta capacitación debe adaptarse a los roles específicos de cada equipo y basarse en sus necesidades y nivel de acceso a los activos digitales. Es fundamental evitar el uso excesivo de terminología técnica o proporcionar información innecesaria que pueda abrumar a los empleados y disminuir el impacto del DAM. La capacitación debe abordar aspectos como:

• Convenciones de nomenclatura.
• Prácticas para archivar correctamente activos digitales.
• Expectativas sobre el uso de los activos del sistema DAM.

6. Examina tus Activos y su Uso para Maximizar el Impacto

Al analizar las estadísticas en tu sistema de gestión de activos digitales, te sentirás más seguro al saber que estás aprovechando al máximo esta solución. Será útil observar aspectos como:

• La cantidad de usuarios que acceden a tu DAM y con qué frecuencia lo hacen.
• Quiénes son los usuarios más activo en tu DAM.
• Cuántos activos se están utilizando en el contenido de tu marca y cuáles son los más utilizados.
• Los términos de búsqueda y los filtros que se utilizan con mayor frecuencia.
• Los términos de búsqueda que no arrojan resultados.

Con esta información, podrás considerar aspectos como la gestión del acceso de los usuarios, qué tipo de activos necesitas crear para satisfacer las necesidades de tu marca y qué metadatos son útiles para ayudar a tus equipos a encontrar los activos adecuados.

Sin embargo, es importante que tu auditoría del DAM vaya más allá de las estadísticas dentro del sistema. Este es también un momento oportuno para escuchar a tus usuarios y descubrir qué les funciona y qué desafíos o frustraciones están enfrentando. Toda esta información puede ser utilizada para respaldar a tus equipos y determinar qué mejoras podrían agregar aún más valor a tu DAM.

7. Simplifica tu Gestión del DAM y del PIM con Comosoft

Se estima que alrededor del 35 por ciento de los empleados cambian entre múltiples aplicaciones de trabajo cuatro o más veces cada hora, y esta cifra aumenta al 50 por ciento para aquellos en el grupo de edad de 18 a 34 años.

En este sentido, Comosoft puede facilitar considerablemente la administración de tus activos digitales. Como el único sistema integrado de PIM DAM en el mercado, Comosoft simplifica no solo la gestión de tus activos digitales (incluido el control de acceso, metadatos y todas las analíticas) de manera conveniente y segura, sino que también respalda un flujo de trabajo colaborativo desde la creación inicial hasta la optimización de versiones y la publicación tanto digital como impresa. Con la solución DAM de Comosoft, puedes:

• Unificar tus activos digitales y trabajar desde un único repositorio.
• Distribuir fácilmente los activos más actualizados a tu equipo.
• Automatizar la catalogación de activos.
• Preservar y proteger tus datos críticos.

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